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Aufgabenverwaltung (Jobs)

Aufgabenverwaltung (Jobs)

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Kurzbeschreibung:

In Cloudskill gibt es die Möglichkeit Jobs anzulegen. Ein Job kann dabei jegliche Art von Aufgabe sein, die im Unternehmen zu erledigen ist. Das grundlegende Motto im Bereich Jobs lautet: „Wer hat den Ball?“. Zu jedem Job gibt es genau einen hauptverantwortlichen Mitarbeiter, dem ein Job zugeordnet ist. Jobs ohne Verantwortlichen werden im Dashboard unter „Unzugeordnet“ aufgelistet. Ein Job verfügt über eine automatische Historie von Ereignissen und Kommentaren. Es können Dateianhänge von der lokalen Festplatte hochgeladen und im Job hinterlegt werden. Zusätzlich stehen 20 individuelle Zusatzfelder zur Verfügung, die es ermöglichen eigene Inhalte strukturiert zu pflegen. Außerdem verfügen Jobs über ein Benachrichtigungssystem. Immer wenn in einem Job eine Änderung vorgenommen wird und der Mitarbeiter die Änderungen abspeichern möchte, wird er gefragt, für welche Mitarbeiter des Unternehmens diese Informationen von Interesse sind. Diese können dann markiert werden und bekommen eine Benachrichtigung über die Änderung. Mit wenigen Klicks sind so alle beteiligten Mitarbeiter einer Aufgabe immer auf dem neuesten Stand. Die Benachrichtigung wird sofort im Dashboard des Nachrichten-Empfängers sichtbar. Wahlweise lassen sich die Mitarbeiter, sofern sie die App verwenden auch per Push auf ihrem Mobilgerät benachrichtigen. Zusätzlich können direkt aus einem Job heraus Belege angelegt werden. Diese werden anschließend im Job aufgelistet.

Job-Listendarstellung

In Cloudskill können Aufgaben, sogenannte Jobs angelegt werden. Ein Job kann dabei ganz nach Belieben für eine kleine Aufgabe im Tagesgeschäft stehen, wie z.B. „täglicher Postgang“ oder aber für größere Dinge, wie „Aufarbeitung der Quartalszahlen“. Wir empfehlen alles als Job zu speichern, was es noch zu erledigen gibt. Ein Job bietet die Möglichkeit, Details und Abläufe genau festzuhalten und legt dabei automatisch eine Historie, den sogenannten „JobLog“ an.

Ein Job sieht in der Übersicht wie folgt aus:

Abbildung 1
  1. Lupe-Button, um den Job zu öffnen
  2. Datum, wann der Job angelegt wurde
  3. Jobnummer (kann auch in der Suche verwendet werden)
  4. Priorität (1-10) 1=niedrig, 10=hoch
  5. Schnell-Zuweisung (Dropdown, um den Job an einen Mitarbeiter zu geben)
  6. Prioritäts-Balken-Diagramm
  7. Kunden-/Lieferanten-Adresse, dem der Job zugordnet wurde
  8. Titel des Jobs (verkürzt dargestellt)
  9. Kategorie-Farbe (individuell wählbar)

Fährt man mit der Maus über den Lupe-Button, wird der Text des letzten Log-Eintrags zu dem Job als Vorschau ausgegeben, ohne dass der Job geöffnet werden muss. Hier ein Beispiel:

Abbildung 2

Liegt eine Benachrichtigung zu einem Job vor, wird die Lupe in rot dargestellt und der entsprechende Kasten in der Job-Übersicht wird rot umrahmt. Hier ein Beispiel:

Abbildung 3

Detail-Ansicht eines Jobs

Die Beschreibung der Detail-Ansicht eines Jobs finden Sie im Artikel „Job-Detailansicht