Scan – Archiv

Die Maske dient zur Recherche und Anzeige von Einträgen im Dokumentenarchiv. Über Freitext, Zeitraum und Dokumentenart lässt sich die Treffermenge eingrenzen. Optional stehen eine Inhaltssuche sowie die Anzeige als gelöscht markierter Dokumente (revisionssicher) zur Verfügung. Die Ergebnisliste ist auf maximal 1.000 Einträge begrenzt.

Typische Nutzung

• Schnelle Suche nach Dokumenten per Stichwort.
• Einschränkung der Treffer über einen konkreten Datumsbereich oder vordefinierte Zeiträume.
• Optionales Einbeziehen von als gelöscht markierten Dokumenten.
• Überblick über relevante Metadaten in der Ergebnisliste.

Aktionen / Buttons

• Suchen (Lupe) neben „Suche“: startet die Abfrage mit den gewählten Filtern.
• Aktionssymbole in jeder Ergebniszeile: bieten weitere Funktionen zum ausgewählten Eintrag; die konkrete Bedeutung ergibt sich aus den Symbolen/Tooltips der Anwendung.

Beschreibung der Filter / Felder

• Suche: Freitextfeld zur Eingrenzung der Treffer. Auslösen über die Lupe.
• Zeitraum: Datumsbereich mit vordefiniertem Auswahlmenü. Verfügbare Voreinstellungen u. a.: „heute“, „gestern“, „vorgestern“, „diese Woche“, „letzte Woche“, „diesen Monat“, „letzten Monat“ sowie weitere Zeiträume.
• Dokumentenart: Auswahl der zu berücksichtigenden Dokumente. Verfügbar: „Alle – Keine Einschränkung“, „DOK – Dokument“, „DSG – DSGVO“.
• Inhaltssuche: berücksichtigt bei aktiver Option den Dokumentinhalt.
• als gelöscht markierte Dokumente (revisionssicher): blendet bei Bedarf entsprechend markierte Dokumente ein.

Schrittweise Erklärung der Oberfläche

• 1. Suchbegriff im Feld „Suche“ eintragen (optional).
• 2. Zeitraum festlegen: konkreten Datumsbereich wählen oder einen vordefinierten Zeitraum im Dropdown auswählen.
• 3. Dokumentenart wählen (oder „Alle – Keine Einschränkung“ belassen).
• 4. Bei Bedarf „Inhaltssuche“ und/oder „als gelöscht markierte Dokumente (revisionssicher)“ aktivieren.
• 5. Suche über die Lupe starten und die Treffer in der Liste prüfen.
• 6. Für ausgewählte Einträge die in der Zeile verfügbaren Aktionssymbole verwenden.

Ergebnisliste / Arbeitsbereich

Die Ergebnisliste zeigt die gefundenen Dokumente mit folgenden Spalten:

• Belegnr.
• Belegartkürzel
• Dokumentendatum
• Schlagwörter
• Kundenname

Je Zeile stehen zusätzliche Aktionssymbole zur Verfügung. Die Anzahl der angezeigten Treffer ist auf maximal 1.000 begrenzt.