Scan – Archiv Vorschau DETAIL

Die Maske dient zur Archivierung eines Dokuments. Hier werden relevante Angaben wie Daten, Zuordnungen und Schlagwörter erfasst, bevor das Dokument ins Archiv übernommen wird. In der Titelzeile wird der Dateiname des aktuellen Dokuments angezeigt.

Typische Nutzung

Die Maske wird verwendet, um eingehende Dateien mit Metadaten zu versehen: Eingangs- und Dokumentendatum festlegen, optional eine Belegart und Belegnummer angeben, einen Kunden zuordnen und Schlagwörter hinterlegen. Bei Bedarf können zusätzliche Angaben wie Wartungsvertrag, Ansprechpartner sowie Zahlungsinformationen gepflegt werden. Anschließend werden die Eingaben übernommen.

Aktionen / Buttons

• Jetzt ins Archiv übernehmen – übernimmt das angezeigte Dokument mit den erfassten Angaben in das Archiv.
• speichern – hält die aktuellen Eingaben in der Maske fest.

Beschreibung der Filter / Felder

• Eingangsdatum – Datum, an dem das Dokument eingegangen ist.
• Dokumentendatum – auf dem Dokument ausgewiesenes Datum.
• Belegart – Auswahlfeld zur Kategorisierung des Dokuments.
• Belegnr. – Nummer oder Referenz zum Beleg.
• Kunde – Auswahlfeld zur Zuordnung zu einem Kunden.
• Schlagwörter – Mehrfachangabe, getrennt durch Komma. Hinweis: Das erste Schlagwort wird in der Archivliste direkt sichtbar sein.
• Zusätzliche Optionen: Wartungsvertrag – Freitextfeld.
• Zusätzliche Optionen: Ansprechpartner – Freitextfeld.
• Zahlungen – Eingabefelder für Datum, Betrag und Bank; zusätzlich steht ein Feld „Summe“ zur Verfügung.
• Dokument ist Revisionssicher – Kennzeichnung/Option zur rechtssicheren Ablage.

Schrittweise Erklärung der Oberfläche

1. Eingangsdatum und Dokumentendatum prüfen bzw. eintragen.
2. Optional: Belegart wählen und Belegnr. hinterlegen.
3. Optional: Kunde auswählen.
4. Schlagwörter kommagetrennt eintragen (das erste Schlagwort erscheint in der Archivliste).
5. Bei Bedarf die Felder unter „Zusätzliche Optionen“ ausfüllen.
6. Optional: Zahlungsangaben (Datum, Betrag, Bank) erfassen und die Summe beachten.
7. Gegebenenfalls die Kennzeichnung „Dokument ist Revisionssicher“ prüfen.
8. Zum Abschluss „Jetzt ins Archiv übernehmen“ oder „speichern“ betätigen.