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File-Archiv

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1. Scan-Eingang

Abbildung 1

Wählt man den Menüpunkt mit dem Scanner-Symbol an, kommt man in den Scan-Eingang. Von dort aus können Dokumente ins File-Archiv archiviert werden, indem man das Pfeil-Symbol (2.5) anwählt. Mehr dazu unter „3. Scan-Archivierung“. Durch Klicken des Aktualisierungs-Symbols (2.1) kann der Scan-Eingang neu geladen werden. Wenn man eine Datei über den Button (2.3) hochladen möchte, wählt man vorher im Rahmen (2.2), ob die Datei in den „eigenen Eingang“ oder in den „öffentlichen Eingang“ hochgeladen werden soll. Mit dem Mülleimer-Symbol (2.4) kann man ein vorhandenes Dokument aus dem Scan-Eingang löschen. Mit dem Lupen-Symbol (2.6) kann eine Vorschau des gewählten Dokuments angezeigt werden. Durch setzten des Häkchens (2.7) können alle Dokumente an- oder abgewählt werden und anschließend über den Mülleimer-Button (2.8) gelöscht oder über das Wolken-Symbol (2.9) heruntergeladen werden.

Abbildung 2

2. Dokumentenarten

Hovert man in der Navigationsleiste über dieses Symbol (3.1) und wählt dann den Reiter „Dokumentenarten“ (3.2) an, öffnet sich ein separates Fenster zum Konfigurieren der Dokumentenarten.

Abbildung 3

In diesem Fenster kann über das Plus-Symbol (4.1) eine neue Dokumentenart angelegt werden. Außerdem kann eine schon angelegte Dokumentenart über das Mülleimer-Symbol (4.2) Dokumentenart gelöscht und über das Pfeil-Symbol (4.3) bearbeitet werden.

Abbildung 4

Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Dokumentenart muss ein Kürzel sowie eine Bezeichnung angegeben werden (5.1). Es besteht die Möglichkeit den Datev-Export per E-Mail für jedes Dokument, welches die erstellte Dokumentenart hat, zu aktivieren. Das funktioniert, indem man die Checkbox (5.2) ankreuzt und dann die gewünschte E-Mail im Feld darunter einträgt, an die die Dokumente gesendet werden sollen.
Auch hier hat man die Option die Dokumentenart über das Mülleimer-Symbol zu löschen (5.3).
Über den „Speichern-Button“ (5.4) kann die Dokumentenart gespeichert werden.

Abbildung 5

3. Scan-Archivierung

Möchte man ein ein Dokument aus dem Scan-Eingang in das File-Archiv übernehmen, muss dies über die Scan-Archivierung gemacht werden.
Das Eingangsdatum wird automatisch generiert, kann aber noch abgeändert werden. Gleiches gilt für das Dokumentendatum (6.1). Darunter kann eine Dokumentenart bestimmt werden (6.2). Es kann dann aus den Dokumentenarten gewählt werden, die über den Reiter „Dokumentenarten“ konfiguriert worden sind, mehr dazu unter „2. Dokumentenarten“. Es kann eine Belegnummer (6.3) und ein zugehöriger Kunde/Lieferant (6.4) angelegt werden. Außerdem können Schlagwörter hinzugefügt werden, über welche sich das Dokument später besser wiederfinden lässt (6.5). Es lassen sich außerdem noch „Zusätzliche Optionen“ konfigurieren. Diese können sämtliche Informationen zum jeweiligen Dokument beinhalten (6.6). Wie man Diese konfiguriert, erfahren sie unter „4. Zusatzfelder“. Über die Schaltfläche (6.7) kann das Dokument letztlich ins Archiv gespeichert werden. Alternativ kann das Dokument über die Schaltfläche (6.8) zusätzlich als EK Beleg angelegt werden.

Abbildung 6

4. Zusatzfelder

Wählt man unter dem Menüpunkt mit dem Fächer-Symbol den Reiter „Zusatzfelder“ öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Zusatzfelder konfigurieren kann.

Abbildung 7

Es besteht die Möglichkeit maximal 10 Zusatzfelder anzulegen, wobei nur 5 in der Archivierung angezeigt werden. Über die Checkbox (8.1) kann ein Zusatzfeld aktiviert/deaktiviert werden. Im Textfeld (8.2) wird die Bezeichnung des Zusatzfeldes eingetragen. Ein Zusatzfeld kann über das Mülleimer-Symbol (8.3) gelöscht und über das Speicherkarten-Symbol (8.4) gespeichert werden.

Abbildung 8

5. Scan-Archiv

Im Scan-Archiv lassen sich alle gespeicherten Dokumente wiederfinden. Über das Suchfeld (9.1) kann nach Schlagwörtern, Kunden oder Belegnummern gesucht werden. Es kann außerdem ein Zeitraum (9.2) eingeschränkt werden. Ebenfalls möglich ist es nach einer bestimmten Dokumentenart (9.3) zu filtern. Der Suchlauf wird durch Betätigen des Buttons (9.4) gestartet. Über die Schaltfläche mit dem Tabellen-Symbol (9.5) kann das Suchergebnis als PDF-Liste angezeigt werden. Durch Klicken des Mülleimer-Symbols (9.6) kann ein Dokument gelöscht werden. Über das Stift-Symbol (9.7) kann es bearbeitet und über das Wolken-Symbol (9.8) heruntergeladen werden. Die Lupe (9.9) sorgt dafür, dass eine Vorschau des Dokuments im rechten Abschnitt des Fenster angezeigt wird.

Abbildung 9

6. Scan-Archiv Liste konfigurieren

Wählt man unter dem Menüpunkt mit dem Fächer-Symbol den Reiter „Archiv Liste konfigurieren“ öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Archiv Liste konfigurieren kann.

Abbildung 10

In diesem Fenster können den angezeigten Spalten der Archiv-Liste individuelle Breiten zugewiesen werden (11.1). Über die Checkbox (11.2) kann gewählt werden, ob die Summe angezeigt werden soll oder nicht. Über die Beiden Schaltflächen (11.3&11.4) lässt sich die Reihenfolge der Spalten problemlos konfigurieren. Das Mülleimer-Symbol (11.5) löscht die Spalte während durch Klicken des Speicherkarten-Symbols (11.6) die getätigten Änderungen an einer Spalte gespeichert werden können. Über das Dropdown (11.7) kann eine weitere Spalte gewählt und durch Betätigen der „Hinzufügen“-Schaltfläche (11.8) zur Liste hinzugefügt werden.

Abbildung 11
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