Firmendaten

Die Maske „Firmendaten / Grundeinstellungen“ dient zur Pflege der Firmenstammdaten sowie zur zentralen Steuerung von Vorgaben für Belegerfassung, Belegausgabe, Artikelsuche, Mailversand und weitere systemweite Einstellungen.

Typische Nutzung

• Firmenbezeichnung, Adresse, Land und steuerliche Angaben hinterlegen oder anpassen.
• Standardwerte für die Belegerfassung und die standardmäßige Belegart festlegen.
• Ausgabe- und Layoutoptionen für Belege konfigurieren (z. B. QR-Zahlungscode, Referenzfelder, Preise auf Lieferschein).
• Verhalten der Artikelsuche und artikelbezogene Zusatzinformationen steuern.
• Regeln für den Mailversand von Belegen und Nachrichten aktivieren.

Aktionen / Buttons

• Belegtexte konfigurieren – öffnet die Konfiguration der auf Belegen verwendbaren Textfelder.
• E-Label einrichten – dient zur Einrichtung des E-Label‑Funktionsumfangs.
• Dateien hochladen oder hier fallen lassen – ermöglicht das Hochladen von Dateien per Auswahl oder Drag & Drop.
• DSGVO – Zugriff auf datenschutzrelevante Dokumente oder Einstellungen.
• Dokumente – Aufruf eines dokumentbezogenen Bereichs.
• Paketverträge – Aufruf eines vertragsbezogenen Bereichs.
• Test E-Mail versenden – versendet eine Testnachricht zur Prüfung des E-Mail-Versands.
• Account Masterpasswort – Verwaltung des Hauptpassworts für den Account.

Beschreibung der Filter / Felder

Bereich Stammdaten (linke Spalte)

• Bezeichnung / Bezeichnung 2 – Firmenname und Zusatz.
• Adresse / Hnr., PLZ / Ort – Anschrift der Firma.
• Land – Auswahl des Firmensitzes per Dropdown.
• Ust-Id. Nr., Steuernummer, Handels.reg.nr – steuer- und registerbezogene Angaben.
• Standardpreispflege – legt fest, ob Preise standardmäßig als Brutto- oder Nettowerte gepflegt werden.
• €-Satz pro km – Kilometerpauschale hinterlegen.
• Fußtextart für RE – Ausrichtung des Fußtextes auf Rechnungen wählen.
• Schriftgröße – Schriftgröße für den Rechnungsfuß festlegen; optional kursiv.
• Fußtext für RE – individueller Text für den Rechnungsfuß.

Globale Text-/Belegfelder (oben rechts)

• Feld 1, Feld 2, Feld 3 – frei benennbare Textfelder für Belege.

Lager-/Prüfregel

• Bestandsmenge generell prüfen – steuert, ob negative Bestände verhindert werden.

Belegeinstellungen – Erfassung

• Standard Belegart bei neuem Beleg – Auswahl der Belegart, die bei Neuanlage vorbelegt wird.
• Bei Belegerfassung zwingend eine Charge eines Artikels wählen – macht die Chargenauswahl erforderlich.
• Bei nur einer Charge automatisch wählen – übernimmt verfügbare Einzelcharge automatisch.
• Menge 0 bei Belegerfassung erlauben – erlaubt Positionen ohne Menge.
• Letzter Tag des Abrechnungszeitraums wählt aktuellen Zeitraum – erleichtert die Auswahl des Zeitraums.
• Bei Artikeln mit Zubehör in Belegerfassung Zubehörmenü – steuert, ob und wann Zubehör angezeigt wird.
• Zeilen für „Text 2“ bei Erfassung: Normal / Aufgeklappt – legt die sichtbare Anzahl an Textzeilen fest.
• Massenkalkulationsartikel klappt auf – öffnet entsprechende Artikel bei der Erfassung.
• Belegübersicht zeigt Referenzen an anstatt Kunde – Anzeigeeinstellung der Übersichtslisten.
• Belegerfassung mit Ansprechpartner anstatt Kunden – adressiert Belege direkt an einen Ansprechpartner.
• Schlage auf Belegen bei chargengenauer Buchung Preise auf Basis der eingekauften Charge vor – nutzt Einkaufspreise der gewählten Charge.

Belegeinstellungen – Ausgabe und Darstellung

• QR Zahlungscode auf RE ausgeben – fügt auf Rechnungen einen Zahlungs‑QR‑Code hinzu.
• Keine Absenderzeile auf Belegen ausgeben – blendet die Absenderzeile aus.
• Herkunftsland auf Belegen ausgeben – gibt das Ursprungsland aus.
• unterhalb Positionstext ausgeben / unterhalb Positionstext auf allen Belegen ausgeben – steuert zusätzliche Textzeilen unter Positionen.
• Zeige keinen Positionstrenner bei Belegen an – entfernt Trennerlinien zwischen Positionen.
• Leerguttabelle auf Lieferschein ausgeben – ergänzt Lieferscheine um eine Leerguttabelle.
• Gewicht auf Lieferschein ausgeben – zeigt Gewichte auf dem Lieferschein.
• Gewicht auf Rechnungen ausgeben – zeigt Gewichte auf der Rechnung.
• Gebe Zolltarifnummer auf Belegen aus – gibt die Zolltarifnummer mit aus.
• Belegart auf Beleg ausgeben vor Belegnr. – druckt die Belegart vor der Nummer.
• Jahr (2-stellig) vor Belegnummer auf Beleg ausgeben – ergänzt die Belegnummer um die Jahreszahl.
• Auf Lieferschein keine Preise ausgeben – blendet Preise auf dem Lieferschein aus.
• Feld „Eigene Referenz“ auch auf Beleg ausgeben – Bezeichnung auf Beleg angeben – steuert Ausgabe und Bezeichnung eines Referenzfeldes.
• Beleginfos horizontal nebeneinander und nicht untereinander – passt die Anordnung von Informationen an.
• Falzmarken nicht auf Beleg ausgeben – unterdrückt Falzmarken.

Einkauf, Artikel und Stammdaten

• EK-Beleg SEPA manuell bestätigen – steuert die manuelle Bestätigung bei SEPA‑relevanten Einkaufsbelegen.
• Zeige Artikelsuchbegriff in Suchen an anstatt Artikelname – passt die Anzeige in Suchen an.
• Zeige Materialpreis in Artikelsuche – blendet Materialpreise in der Suche ein.
• Zeige zusätzlich Artikeltext in Artikelsuche an (insg. max. 3 Zeilen) – erweitert die Suchtreffer um Kurztexte.
• Zeige in Artikeldetailansicht zusätzliche Felder für Lebensmittel an – blendet lebensmittelspezifische Angaben ein.
• Berechne Nährwerte automatisch wenn möglich – führt automatische Nährwertberechnung aus.
• Nutze verkürzte Nährwerttabelle – verwendet eine kompakte Nährwertdarstellung.
• Zeige Artikeltext auf PDF der Preisliste an – gibt Artikeltexte in Preislisten mit aus.
• Neue Artikel standardmäßig als Eigenerzeugnisse setzen – setzt die Voreinstellung bei Neuanlage.

Kommunikation und Versand

• Adressanrede auf Beleg anzeigen – steuert die Ausgabe der Anrede auf Belegen.
• Belegversand aktiv – schaltet den automatisierten Belegversand ein.
• E-Mail Regeln automatisiert 1x die Stunde anwenden – wendet Mailregeln periodisch an.

Schrittweise Erklärung der Oberfläche

1. Im linken Bereich die Firmenstammdaten und preisbezogenen Voreinstellungen erfassen.
2. Oben rechts optionale globale Text-/Belegfelder pflegen und bei Bedarf die Belegtexte konfigurieren.
3. Im Tab „Belege“ das Verhalten der Belegerfassung und die Ausgabeoptionen definieren (z. B. Standard‑Belegart, Chargenpflicht, QR‑Code, Referenzfelder).
4. Weitere Register wie „Einkauf“, „Kunden“, „Artikel“, „Dokumente“, „Allgemein“, „Mailversand“ und „Sonstiges“ nutzen, um artikelbezogene Optionen und den Versand zu konfigurieren.
5. Änderungen prüfen und die Maske schließen.