Scan – Archivierung

Die Maske dient zur Archivierung eines gescannten Dokuments. Dabei lassen sich Eingangs- und Dokumentendatum hinterlegen, eine Dokumentart auswählen, optional eine Belegnummer sowie ein Kunde/Lieferant zuordnen und Schlagwörter erfassen. Ein Bereich „Zusätzliche Optionen“ zeigt zusätzliche, in der Ansicht nicht bearbeitbare Felder.

Typische Nutzung

• Dokument prüfen und relevante Datumsangaben setzen.
• Dokumentart wählen und bei Bedarf Belegnummer eintragen.
• Optional Kunde/Lieferant zuordnen.
• Schlagwörter vergeben, um die spätere Suche zu erleichtern.
• Über die gewünschte Aktion das Dokument archivieren oder unmittelbar weiterverarbeiten.

Aktionen / Buttons

• Jetzt ins Archiv übernehmen – archiviert das angezeigte Dokument.
• Jetzt ins Archiv übernehmen und einem Job zuweisen – archiviert und ordnet zusätzlich einem Job zu.
• Jetzt ins Archiv übernehmen und als EK Beleg anlegen – archiviert und legt einen entsprechenden Beleg an.
• Jetzt ins Archiv übernehmen und als AB einer Bestellung zuweisen – archiviert und ordnet es einer Bestellung zu.

Beschreibung der Filter / Felder

• Eingangsdatum – Datum des Dokumenteingangs.
• Dokumentendatum – Datum auf dem Dokument.
• Dokumentart – Auswahlfeld mit Optionen wie „Keine bestimmte Belegart“, „Dokument“, „DSGVO“.
• Belegnr. – Freitexteingabe für eine Belegnummer.
• Kunde/Lieferant – Auswahl eines Geschäftspartners; eine vorhandene Auswahl kann über das Entfernen-Symbol neben dem Feld zurückgesetzt werden.
• Schlagwörter (Komma getrennt) – Eingabe mehrerer Begriffe. Hinweis: Das erste Schlagwort wird in der Archivliste direkt sichtbar sein.
• Zusätzliche Optionen – Bereich mit den Feldern „Wartungsvertrag“ und „Ansprechpartner“ (in der dargestellten Ansicht nicht bearbeitbar).
• Summe – Beschriftung wird angezeigt.
• Vorschläge – zeigt verfügbare Vorschläge an.

Schrittweise Erklärung der Oberfläche

• Dokumentdaten prüfen: Eingangsdatum und Dokumentendatum kontrollieren bzw. anpassen.
• Dokumentart festlegen und bei Bedarf die Belegnr. eintragen.
• Optional Kunde/Lieferant auswählen; eine Auswahl kann wieder entfernt werden.
• Schlagwörter kommasepariert eintragen; das erste Schlagwort dient als sichtbarer Eintrag in der Archivliste.
• Felder im Bereich „Zusätzliche Optionen“ prüfen (sofern angezeigt).
• Abschließend die passende Aktion wählen, um das Dokument zu archivieren oder direkt weiterzuverarbeiten.